Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie celu wydarzenia, grupy uczestników i przewidywanej skali, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Zupełnie inną strukturę będzie miało rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego wybieranie atrakcji bez wcześniejszej analizy rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Uporządkowany brief ogranicza liczbę przypadkowych zmian w późniejszych etapach a osoba odpowiedzialna za event zyskuje większą kontrolę nad całym przedsięwzięciem.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Jednym z najczęstszych błędów jest rozpoczynanie planowania od pytania o atrakcje, choć bardziej praktyczne okazuje się ustalenie profilu uczestników. Jeżeli zaproszeni są pracownicy z dziećmi, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Nie chodzi więc o wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na stworzeniu rytmu wydarzenia odpowiadającego potrzebom uczestników.
Na etapie briefu dobrze określić proporcję dorosłych i dzieci, możliwości parkingowe oraz oczekiwany poziom swobody programu. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Jeśli brief jest aktualizowany dopiero tuż przed wydarzeniem, organizacja staje się bardziej podatna na chaos.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Sama estetyka lokalizacji nie przesądza o jej funkcjonalności. Lokalizację dobrze analizować pod kątem powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także możliwości przygotowania cateringu. Braki infrastrukturalne można uzupełnić, ale powinny być uwzględnione już podczas kalkulacji Trzeba przewidzieć też rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje przestrzeń dla uczestników i zaplecze niewidoczne dla gości. Część programu wymaga dostępu do zasilania, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Przy większym wydarzeniu z wieloma aktywnościami, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Jedna cena nie wystarczy – co naprawdę powinno znaleźć się w ofercie?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a później analizuje dostępnych wykonawców. Wybór nie powinien sprowadzać się wyłącznie do łącznej kwoty bez analizy jej zakresu. Znacznie ważniejsze jest porównanie zakresów odpowiedzialności poszczególnych wykonawców takie jak obsługa techniczna, program i atrakcje czy sprzątanie. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Im bardziej rozbudowany piknik, tym większego znaczenia nabiera podział odpowiedzialności. Jeżeli za poszczególne strefy odpowiadają różne podmioty, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Bez takiego ustalenia łatwo o problemy z dostępem do terenu. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego potrzebny jest czytelny obieg informacji.
Dobry scenariusz obejmuje także to, czego organizator nie chce wykorzystać
Piknik na świeżym powietrzu wymaga uwzględnienia czynników niezależnych od organizatora. Zapasowy scenariusz nie powinien być elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz jednym z podstawowych elementów przygotowania imprezy. Trzeba ustalić, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także problem techniczny. Nawet najlepszy harmonogram nie usuwa wszystkich niepewności, ale da się wcześniej ustalić sposób reagowania na najbardziej prawdopodobne trudności. Przydatne okazuje się przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Udane wydarzenie nie wynika automatycznie z liczby zamówionych elementów. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują spójne założenia, czytelna odpowiedzialność i przemyślany plan awaryjny. Kiedy te elementy tworzą jeden system, uczestnicy mogą po prostu korzystać z wydarzenia a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+